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專案管理:人和與人合

專案管理:人和與人合
郭斌
天時、地利、人和,事成矣。其中,"人和"是主觀因素,顯得更爲重要,在專案管理中也是如此。要達到"人和",我們可以從組織計劃編制、人員募集和團隊建設三部分來安排。做得好的話,就可以達到"人和"而"人合",凝成一股繩做事,這事就成了。 天時、地利、人和一直被認爲是成功的三大因素。其中,"人和"是主觀因素,就顯得更爲重要。比如,在足球比賽中,主場球迷甚至可以被視爲主隊又多了一名隊員。在專案管理中"人"的因素也極爲重要,因爲專案中所有活動均是由人來完成的。如何充分發揮"人"的作用,對於專案的成敗起著至關重要的作用。 專案人力資源管理中所涉及的內容就是如何發揮"人"的作用。它包括組織計劃編制、人員募集和團隊建設三部分。
 一、排兵布陣 組織計劃編制也可以看作戰場上的"排兵布陣",就是確定、分配專案中的角色、職責和回報關係。在進行組織計劃編制時,我們需要參考資源計劃編制中的人力資源需求子項,還需要參考專案中各種彙報關係(又稱爲專案介面),如:組織介面、技術介面、人際關係介面等。一般採用的方法包括:參考類似專案的模板、人力資源管理的慣例、分析專案利害關係人的需求等。 
組織計劃編制完成後將明晰以下幾方面任務: 
1、角色和職責分配。專案角色和職責在專案管理中必須明確,否則容易造成同一項工作沒人負責,最終影響專案目標的實現。爲了使每項工作能夠順利進行,就必須將每項工作分配到具體的個人(或小組),明確不同的個人(或小組)在這項工作中的職責,而且每項工作只能有唯一的負責人(或小組)。同時由於角色和職責可能隨時間而變化,在結果中也需要明確這層關係。表示這部分內容最常用的方式爲:職責分配矩陣(RAW),1。對於大型專案,可在不同層次上編制職責分配矩陣(RAW)。 
2、人員配備管理計劃。它主要描述專案組什麽時候需要什麽樣的人力資源。爲了清晰地表明此部分內容,我們經常會使用資源直方圖,如圖2所示。在此圖中明確了高級設計者在不同階段所需要的數目。 由於在專案工作中人員的需求可能不是很連續或者不是很平衡,容易造成人力資源的浪費和成本的提高。例如:某專案現有15人,設計階段需要10人;審核階段可能需要1周的時間,但不需要專案組成員參與;編碼階段是高峰期,需要20人,但在測試階段只需要8人。如果專門爲高峰期提供20人,可能還需要另外招聘5人,並且這些人在專案編碼階段結束之後,會出現沒有工作安排的狀況。爲了避免這種情況的發生,通常會採用資源平衡的方法,將部分編碼工作提前到和設計並行進行,在某部分的設計完成後立即進行評審,然後進行編碼,而不需要等到所有設計工作完成後再執行編碼工作。這樣將工作的次序進行適當調整,削峰填谷,形成人員需求的平衡,會更利於降低專案的成本,同時可以降低人員的閒置時間,以防止成本的浪費。
 3、組織機構圖。它是專案彙報關係的圖形表示,主要描述團隊成員之間的工作彙報關係。

二、招兵買馬 在確定了專案組什麽時候需要什麽樣的人員之後,需要做的就是確定如何在合適的時間獲得這些人員,或者說開始"招兵買馬",這就是人員募集要做的工作。人員募集需要根據人員配備管理計劃以及組織當前的人員情況和招聘的慣例來進行。專案中有些人員是在專案計劃前就明確下來的,但有些人員需要和組織進行談判才能夠獲得,特別是對於一些短缺或特殊的資源,可能每個專案組中都希望得到,如何使你的專案組能夠順利得到,就需要通過談判來實現。談判的物件可能包括職能經理和其他專案組的成員。另外有些人員可能組織中沒有或無法提供,這種情況下就需要通過招聘來獲得。 結束這部分工作後,我們就會得到專案團隊清單和專案人員分配。

三、團結就是力量 專案團隊是由專案組成員組成的、爲實現專案目標而協同工作的組織。專案團隊工作是否有效也是專案成功的關鍵因素,任何專案要獲得成功就必須有一個有效的專案團隊。 團隊建設涉及到很多方面的工作,如:專案團隊能力的建設、團隊士氣的激勵、團隊成員的奉獻精神等。團隊成員個人發展是專案團隊建設的基礎。 通常情況下,專案團隊成員既對職能經理負責,又對專案經理負責,這樣專案團隊組建經常變得很複雜。對這種雙重彙報關係的有效管理經常是專案成功的關鍵因素,也是專案經理的重要責任。 進行專案團隊建設我們通常會採用以下幾種方式: 團隊建設活動團隊建設活動包括爲提高團隊運作水平而進行的管理和採用的專門的、重要的個別措施。例如:在計劃過程中由非管理層的團隊成員參加,或建立發現和處理衝突的基本準則;儘早明確專案團隊的方向、目標和任務,同時爲每個人明確其職責和角色;邀請團隊成員積極參與解決問題和做出決策;積極放權,使成員進行自我管理和自我激勵;增加專案團隊成員的非工作溝通和交流的機會,如工作之余的聚會、郊遊等,提高團隊成員之間的瞭解和交流。這些措施作爲一種間接效應,可能會提高團隊的運作水平。團隊建設活動沒有一個確定的定式,主要是根據實際情況進行具體的分析和組織。 績效考核與激勵它是人力資源管理中最常用的方法。績效考核是通過對專案團隊成員工作業績的評價,來反映成員的實際能力以及對某種工作職位的適應程度。激勵則是運用有關行爲科學的理論和方法,對成員的需要予以滿足或限制,從而激發成員的行爲動機,激發成員充分發揮自己的潛能,爲實現專案目標服務。 集中安排集中安排是把專案團隊集中在同一地點,以提高其團隊運作能力。由於溝通在專案中的作用非常大,如果團隊成員不在相同的地點辦公,勢必會影響溝通的有效進展,影響團隊目標的實現。因此,集中安排被廣泛用於專案管理中。例如,設立一個"作戰室",隊伍可在其中集合並張貼進度計劃及新資訊。在一些專案中,集中安排可能無法實現,這時可以採用安排頻繁的面對面的會議形式作爲替代,以鼓勵相互之間的交流。 培訓培訓包括旨在提高專案團隊技能的所有活動。培訓可以是正式的(如教室培訓、利用電腦培訓)或非正式的(如其他隊伍成員的反饋)。如果專案團隊缺乏必要的管理技能或技術技能,那麽這些技能必須作爲專案的一部分被開發,或必須採取適當的措施爲專案重新分配人員。培訓的直接和間接成本通常由執行組織支付。 在專案的人力資源管理中,團隊建設的效果會對專案的成敗起到很大的作用,特別是某些較小的專案,專案經理可能是由技術骨幹轉換過來的,對於團隊建設和一般管理技能掌握得不是很多,經常容易造成團隊成員之間的關係緊張,最終影響專案的實施。這就更加需要掌握更多的管理知識以適應專案管理的需要。

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